Het is voor een leverancier niet altijd duidelijk waarom een klant gebruik wilt maken van een OCI-koppeling. Voor de meeste leveranciers werkt het bestaande bestelproces immers prima, en is er dus geen reden om hier veranderingen in aan te brengen. Veel leveranciers beseffen echter niet dat zij met een OCI-koppeling een streepje voor hebben bij (potentiële) klanten.
In dit artikel kijken we naar de redenen waarom zakelijke klanten graag via een OCI-koppeling bij hun leveranciers bestellen. Hiervoor moeten we niet alleen de voordelen van OCI onder de loep nemen, maar ook bekijken waarom klanten hun bestelproces laten verlopen via een inkooppakket.
Het gebruik van een inkooppakket
Met een inkooppakket zorgt een inkopende partij ervoor dat zij het interne inkoopbeleid zo goed mogelijk uitvoert. Voorheen kwamen foutieve bestellingen pas aan het licht tijdens de verwerking van de factuur, dus na levering van een dienst of product. Door gebruik te maken van een inkooppakket zorgt een organisatie er proactief voor (dus vóórdat er besteld wordt) dat interne inkoopregels worden nageleefd, tegelijkertijd krijgen de medewerkers meer vrijheid om zelfstandig bestellingen te plaatsen.
“Decentrale bestelmogelijkheden, maar wel centrale controle”
In de meeste inkooppakketten wordt per gebruiker gespecificeerd bij welke leveranciers er besteld kan worden. In het geval van een school krijgt de conciërge bestelmogelijkheden bij de leverancier(s) van schoonmaakartikelen, terwijl de leraren mogen bestellen bij de leverancier(s) van lesmaterialen. Op deze manier kan een medewerker op locatie zelf orderaanvragen maken; deze persoon weet immers het beste wat er op locatie nodig is. Nadat de orderaanvraag is aangemaakt wordt er door het inkooppakket eerst de benodigde goedkeuring binnen de organisatie gezocht. Nadat deze goedkeuring is verleend stuurt het inkooppakket de orderbevestiging naar de leverancier. Dit is een efficiënte manier om medewerkers decentraal te laten bestellen, maar wel centrale controle te houden over wat, waar en door wie wordt besteld.
Orders aanmaken binnen een inkooppakket
Inmiddels is er een duidelijk beeld van de redenen waarom klanten via een inkooppakket bestellen. Om een orderaanvraag aan te maken is het uiteraard wel noodzakelijk om de relevante productgegevens van de leverancier in het inkooppakket te krijgen. Afhankelijk van het inkooppakket zijn hier verschillende manieren voor, maar de meeste (modernere) inkooppakketten bieden de volgende drie opties:
- Producten kunnen met de hand overgenomen worden.
De besteller moet voor elk product de omschrijving, aantal, prijs, btw percentage, productcode, et cetera opgeven. Voor regelmatige orders wordt dit al snel een administratieve last. - Producten selecteren uit de “interne catalogus” binnen het inkooppakket.
Sommige inkooppakketten hebben een interne catalogus waarin per leverancier producten kunnen worden aangemaakt. Deze interne assortimenten zijn in de praktijk vaak minder gebruiksvriendelijk dan een normale webshop. Daarnaast is het bij veel inkooppakketten de verantwoordelijkheid van de klant om het assortiment op orde te houden, wat weer een extra administratieve last met zich meebrengt. - Producten via een OCI-koppeling overnemen uit de webshop/catalogus van de leverancier.
In dit geval navigeert de besteller binnen het inkooppakket naar een externe webshop of catalogus, en wordt automatisch ingelogd in een bevoegd account. Nadat de winkelwagen is gevuld, wordt de bestelling niet afgerekend, maar wordt de besteller samen met de geselecteerde producten teruggestuurd naar het inkooppakket. Hierdoor staan alle producten automatisch klaar voor de orderaanvraag.
De voordelen van bestellen via OCI:
Voor bestellers heeft het aanmaken van orders via OCI een aantal voordelen ten opzichte van de andere manieren. Hieronder bespreken we een drietal voordelen:
- Snelheid
Producten kunnen via OCI snel en eenvoudig in het inkooppakket van de klant worden overgenomen. Hierdoor hoeft de klant de productinformatie nooit handmatig in te voeren of bij te werken. Dit scheelt tijd voor de besteller en vermindert de kans op foutieve overname van gegevens. Daarnaast wordt de facturatie een stuk eenvoudiger omdat er al goedkeuring gegeven is voor de order en de daaropvolgende factuur. - Gebruiksvriendelijkheid
Veel klanten zijn gewend aan moderne webshops. In de praktijk zijn interne assortimenten in inkooppakketten een stuk minder gebruiksvriendelijk dan webshops of catalogussen van leveranciers. Om deze reden geven de meeste bestellers/inkopers de voorkeur aan bestellen via een OCI-koppeling. - Betrouwbaarheid
Bestellingen via OCI verlopen altijd via de catalogus/webshop van de leverancier. Als een leverancier een nieuw product toevoegt, prijzen aanpast of een product niet op voorraad heeft is dit gelijk duidelijk voor de klant.
Als uw klanten regelmatig via een inkooppakket bij u bestellen zullen zij dit het liefst via een OCI koppeling willen doen. Als u uw klanten hierin tegemoet komt vergroot u niet alleen de loyaliteit van uw klant, maar geeft u andere leveranciers in uw segment het nakijken!
Snel aan de slag met OCI
Wil je meer informatie? Neem dan vrijblijvend contact op via 085 - 06 03 922 of info@abeta.nl (binnen 48 uur antwoord op werkdagen).